11 modi per gestire al meglio le tue riunioni one-to-one

Le riunioni one-to-one sono probabilmente lo strumento di leadership e intelligenza emotiva che ti può offrire il ritorno più altro sul tempo che ci decidi di investire.

Ok che è difficile farli bene, e ok anche che richiedono parecchio tempo, ma quello che ti offrono a livello di guadagno (finanziario e non) se fatti regolarmente ne giustifica ampiamente l’investimento.

Le riunioni one-to-one sono probabilmente lo strumento di leadership che ti può offrire il ritorno più altro sul tempo che ci decidi di investire

Resta comunque il fatto che non è facile gestirle bene, ed è proprio per questo che ho compilato questa breve guida per metterti sulla strada giusta, nei prossimi paragrafi troverai:

• Uno sconto del 10% sul mio corso “i One-to-one come leva della crescita”
• La ragion d’essere dei one-to-one
• Il valore finanziario dei one-to-one
• La struttura di un one-to-one efficace
• Perchè i one-to-one sono importanti in questo momento
• Come iniziare un one-to-one
• Perchè prendere appunti (sempre)
• Si può parlare di lavoro durante un one-to-one?
• Ogni quanto si deve fare un one-to-one?
• E se non hai tempo?
• E se davvero non hai tempo?
• E se i membri del tuo team non vogliono fare un one-to-one con te?

Corso online: i one-to-one come leva della crescita (di manager e team)

Sto sviluppando un corso online avanzato di one-to-one (in italiano) che include:

• tutto quello che trovi in questo articolo, ovviamente con una profondità e un livello di dettaglio molto maggiore
• dei template da utilizzare nei tuoi one-to-one per poter cominciare subito ad applicarli secondo un format comprovato
• un calendario di implementazione
• una serie di consigli testati sul campo su a come impostare la relazione con la persona che hai davanti
• delle strategie che vanno oltre il singolo one-to-one per convincere il tuo team, mano a mano, della necessità dello strumento one-to-one per la loro crescita costante.

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Lo scopo dei one-to-one

Fino a poco tempo fa, i one-to-one erano lo strumento più potente in un qualsiasi kit di strumenti di leadership.

La buona notizia è che lo sono ancora.

Anche se… non lo sono nello stesso modo in cui lo erano un tempo.

In un mondo complesso come quello odierno, un leader ha bisogno di un nuovo modo per creare relazioni più profonde con il team, è una necessità, chiara come la luce del sole a questo punto.

Se una volta i one-to-one erano tutti incentrati su compiti, lavoro e obiettivi, il loro scopo oggi è diventato quello di fornire uno spazio a due persone per costruire fiducia, condividere feedback e sviluppare una relazione solida e valida.

Lo scopo odierno dei one-to-one è quello di fornire uno spazio a due persone per costruire fiducia, condividere feedback e sviluppare una relazione solida e valida.

Oltre a questo, un one-to-one è anche un’opportunità sia per manager che per membdo del team per conoscersi meglio e crescere insieme.

Quindi, se vuoi che i tuoi one-to-one siano qualcosa di più di semplici check-in e aggiornamenti di stato, continue a leggere. Nel resto dell’articolo ci sono alcune cose di cui dovresti tenere conto

Il valore finanziario dei one-to-one

Il motivo più importante per cui si fanno i 1:1 è assicurarsi di mantenere i membri del team impegnati e motivati.

Se il tasso di turnover è elevato, significa che l’azienda non è in grado di offrire ai dipendenti l’ambiente di cui hanno bisogno per essere felici al lavoro – e obiettivamente anche se il tasso di turnover è basso, avere dipendenti felici è comunque un obiettivo importante per ogni leader.

Peraltro a livello di ambiente, è importante partire da un’analisi del clima organizzativo prima di implementare i 1:1 – giusto per mettere i puntini sulle i.

Per adesso però parliamo del valore finanziario dei colloqui 1:1.

Farne uno a settimana ti costerà circa 3.000 euro all’anno a persona, se includi il tempo che ci investi tu e il tuo collaboratore.

Il risultato, netto, sarà che il tuo collaboratore sarà felice, motivato e impegnato nel corso dell’anno.

In mancanza di questo, può essere che se ne vada e che tu ne debba trovare e assumere un’altro, che contando tutto ti costa dai 20.000 € in su.

Quindi, se si confrontano i costi, non vale la pena almeno di provare a mettere in piedi dei one-to-one periodici?

La struttura di un one-to-one efficace

In un 1:1 hai l’opportunità di costruire un rapporto aperto e di fiducia con un collaboratore – e il modo migliore che hai di farlo è semplice: ascoltare.

Ascoltare non significa solo sentire ciò che l’altra persona ha da dire, ma anche capire cosa sta cercando di trasmettere e rispondere in modo ponderato. Quando ascolti bene, puoi rispondere a domande o dubbi, offrire consigli e aiutare a risolvere i problemi in modo produttivo per entrambe le parti.

Puoi anche utilizzare il tempo trascorso insieme per fare domande su come vanno le cose nella sua vita privata (in modo appropriato, ovviamente). Potresti scoprire che hanno avuto problemi non legati al lavoro e che potrebbero influenzare le sue prestazioni. O forse che vuole un feedback su qualcosa di personale, magari un consiglio su come gestire una situazione difficile con un familiare o un amico.

Se ti concentri sul costruire relazioni genuine con chi lavora con te, sarà anche più facile per loro farsi avanti con le loro preoccupazioni, perché si sentiranno a loro agio a parlare con voi.

Questo non significa improvvisare tutto, tutt’altro. Infatti, un template per gli incontri individuali può essere la struttura di cui hai bisogno.

Sulla base di quello che ho visto, la struttura dei 1-1 che preferisco è una mezz’ora divisa in due blocchi da 15 minuti: 15 minuti per chi hai davanti per parlare di quello che vuole, e 15 per te per parlare di quello che vuoi.

Tutto qui. È di una semplicità quasi banale, ma è un qualcosa che ti permette di ascoltare, prendere nota e dare sufficiente spazio a tutti gli aspetti di cui vuoi parlare. Chiaro ogni tanto finisce che sfori da una parte o dall’altra, o che al posto di fare mezz’ora fai 45 minuti – non succede niente.

L’importante è che ci siano queste due fasi, nette, per lasciare spazio a entrambi.

Se questo è un discorso che ti interessa, ti ricordo che sto sviluppando un corso online avanzato proprio sui one to one – e ti invito a lasciarmi la tua mail per ricevere un 10% di sconto sul prezzo di lancio.

Perché i one-to-one sono così importanti in questo momento

Siamo in un momento in cui incertezza, tensione e stress montano in continuazione, per ragioni più o meno ovvie, e possiamo aspettarci soltanto che la tendenza continui.

Potremmo benissimo lavarcene le mani, ma in qualità di manager il wellbeing e la sicurezza psicologica del nostro team fanno parte del nostro lavoro.

Visto da questa prospettiva diventa chiaro come i one-to-one possano essere un supporto importante: sono uno strumento che offre sicurezza e un senso di connessione al proprio manager – due elementi davvero importanti per chi si sente stressato o sopraffatto dal lavoro, e che a livello macro sono essenziali per il benessere di chiunque.

Quando ci sentiamo al sicuro, possiamo essere noi stessi; quando ci sentiamo in relazione con gli altri, sentiamo di appartenere a un gruppo; quando sentiamo di appartenere a un gruppo, ci sentiamo supportati e connessi.

Oltre a questo i one-to-one creano le condizioni per guadagnarsi la fiducia del team; permettono ai dipendenti di ottenere un feedback sulle loro prestazioni; aiutano i manager a dare un feedback sulle prestazioni; permettono ai manager di entrare in contatto con la “vera” persona che si nasconde dietro il titolo di lavoro; aiutano i manager a capire meglio cosa interessa ai loro dipendenti (e quindi a renderli felici). E quando le persone si sentono sicure e in sintonia, possono essere più creative, motivate e produttive sul lavoro.

Di nuovo, se questo è il risultato finale, non vale forse la pena di dare almeno una possibilità ai one-to-one?

Come iniziare un one-to-one nel modo giusto

La prima domanda in tutti i one-to-one dovrebbe essere “come stai?”.

È una domanda semplice, ma ha un effetto profondo sul rapporto tra manager e dipendente.Secondo la mia esperienza, questa semplice domanda crea due cose:

1. Un senso di sicurezza per il dipendente, che sa di poter parlare di qualsiasi cosa senza essere giudicato o temere ritorsioni.
2. La possibilità per il manager di capire cosa sta succedendo ai suoi dipendenti a livello emotivo. Ciò consente di aiutarli a identificare i problemi prima che diventino più gravi.

È diffusa l’idea errata che i one-to-one servano a controllare il lavoro delle persone, ma non è vero. Il loro obiettivo è costruire relazioni, e in questo senso sono molto importanti.

Negli incontri one-to-one efficaci, la prima e unica domanda del manager è “Come stai?”.

Dopo aver posto questa domanda, si rimane in silenzio e si lascia parlare l’interlocutore. Ricorda che lo scopo degli incontri one-to-one è costruire una relazione, quindi lascia che sia l’altro a scegliere di cosa parlare.

Obiezione lecita che potrebbe sorgerti: “Ho troppo da fare… non posso mettermi anche a costruire relazioni coi miei dipendenti!”

Opinione molto lecita, e anche condivisa da parecchi… purtroppo non da me! Il punto resta lo steso di cui abbiamo parlato all’inizio: investire sulle relazioni in questo modo è necessario – se non ci dedichi abbastanza tempo vedrete i vostri collaboratori andarsene e rallentare tutto il lavoro che stai cercando di fare.

Perchè prendere appunti (sempre)

Nei one-to-one non si deve soltanto parlare, ma anche e soprattutto ascoltare, e l’azione migliore a questo proposito è una sola: prendere appunti.

Perché?

Per tre motivi:

• Primo perché ti aiuta a tenere traccia di ciò che interessa all’altra persona. Se una persona all’inizio di un one-to-one parte in quarta e ti bombarda di informazioni se non prendi appunti ti troverai ad aver perso metà di quello che ha detto. Se li hai presi invece potrai riguardarteli e ti sarà molto più facile vedere come si legano i diversi punti o dove hai bisogno di discutere un po’ di più.
• Secondo, perché dimostra all’interlocutore che stai davvero ascoltando.
• Terzo, perché se tieni davvero traccia di quanto detto in precedenza e dimostri di averlo fatto, dimostrerai automaticamente quanto reputi importante il tuo interlocutore, cioè abbastanza da preoccuparti della sua opinione, da interessarti alla sua prospettiva e da instaurare un rapporto di fiducia – cioè esattamente il tuo obiettivo.

Si può parlare di lavoro in un one-to-one?

La regola di base per i 1:1 è “non parlare mai di lavoro”.

Questo perché lo scopo degli incontri one-to-one è quello di costruire relazioni e legami con l’altro.

L’ultima cosa che si vuole fare è apparire come un manager che cerca di dominare la conversazione e di farla diventare un argomento di lavoro – rovinerà la fiducia che si sta creando.

Inoltre, se inizi a parlare di lavoro, potresti passare per uno che non si fa i fatti suoi e che non si fida, con la conseguenza che l’altra persona potrebbe mettersi sulla difensiva. Passerà più tempo a pensare a come proteggersi che ad ascoltare quello che hai da dire.

Se invece lasciate che sia l’altra persona a condurre, il rapporto che state costruendo rimane il punto principale e la persona sarà comunque disposta ad accettare il vostro feedback o le vostre idee su argomenti di lavoro a un certo punto della vostra mezz’ora settimanale.

Basta non forzarlo subito.

Ogni quanto si fa un one-to-one?

La prima cosa da ricordare è che i 1:1 non sono un momento per controllare il lavoro del tuo team.

Lo scopo di un incontro 1:1 è quello di approfondire la conoscenza reciproca e di creare fiducia nell’altro.

Se vuoi essere un manager degno di questo nome dovresti fare un 1:1 di 30 minuti con ogni membro del team ogni settimana, non ogni due settimane, non ogni mese, ma ogni settimana.

E se il tuo commento immediato è “Non posso, non ho tempo”, ti invito a fare una riflessione: si può davvero costruire un rapporto con qualcuno parlandoci per un totale di 6-12 ore all’anno?

Ti rispondo io: non è possibile, ma questo è il tempo che ti mette a disposizione un one-to-one individuale bisettimanale o mensile.

Gli 1:1 sono uno strumento di leadership e la leadership ormai si basa soprattutto sulla relazione che riesci a costruire, quindi, se non sei in grado di fare un one-to-one con i tuoi – settimanalmente – non dovresti essere un manager.

In altre parole, se sei troppo impegnato per trovare il tempo per il tuo team, come puoi pretendere che questi si sentano parte di un qualcosa?

Devi essere in grado di dedicare mezz’ora alla settimana a ciascun collaboratore e sederti con ogni persona del tuo team, non può essere un optional.

“Questa settimana non ho tempo”.

Un one-to-one settimanale con chi lavora con te è una delle cose più importanti che puoi fare come manager.

È chiaro che è anche un qualcosa che richiede tempo, e parecchio.

Può sembrare facile o comodo saltarle o non farne una priorità. Ma se vuoi essere un manager degno di questo nome saltare un one-to-one è un lusso che non puoi quasi mai permetterti.

Se una volta proprio non puoi non è un problema, ma ricordati che si tratta di un’eccezione; le relazioni richiedono impegno e dimostrare il tuo impegno nei confronti del team dedicandoti a parlare con loro, a prescindere da tutto, è un ottimo punto di partenza.

Ok, ma se nessuno davvero ha tempo?

Se sei un manager, devi essere un ambasciatore del tuo team.

Non si tratta solo di fare il tuo lavoro, ma anche di assicurarti che il tuo team abbia le risorse e il supporto necessari per svolgere bene il proprio lavoro.

E un’indicatore di questo supporto è assicurarsi di avere abbastanza tempo per i 1:1 in agenda.

Sappiamo che i 1:1 sono punti di incontro importantissimi sia per i manager che per il team, ma cosa succede se nessuno ha davvero tempo? Magari perchè gli obiettivi che arrivano dalla dirigenza sono troppo pesanti?

Se davvero sei un ambasciatore del tuo team, parte del tuo lavoro sarà anche quello di limitare la pressione su di loro e liberare abbastanza tempo per i 1:1 – e chiaro, la gestione del tempo in ibrido è un altro paio di maniche, ma fondamentale per qualsiasi manager!

Senza un team solido, i risultati non arriveranno comunque, quindi assicurati che anche l’upper management ne sia a conoscenza.

E se i membri del tuo team non vogliono fare un one-to-one con te?

Se qualcuno si rifiuta di fare i one-to-one, prova a esporgli che è impossibile per te aiutarlo a lavorare, supportarlo e aiutarlo a crescere se non sei al corrente dei suoi obiettivi e del suo contesto.

Se ancora si rifiuta allora forse non vuole crescere, e questo è un altro problema.

E se la cosa persiste e la persona non vuole fare un one-to-one, mai, magari non dovrebbe far parte del tuo team.

Mi rendo perfettamente conto di quanto sia forte questa posizione, ma è qui che pongo il limite.