Gestione del tempo in ibrido: come non perdere un secondo

La gestione del tempo in un ambiente di lavoro ibrido è diventata più importante che mai.

Perché?

Perché pianificare le giornate in modo efficace e non perdere tempo in un setup ibrido è 10 volte più difficile che in un luogo di lavoro tradizionale – e se non sai come gestire il tempo (il tuo e quello del tuo team), rischi di sprecarlo ancora di più.

L’argomento è enorme, ed è per questo che in questo articolo ti illustrerò le strategie di gestione del tempo più efficaci per il lavoro ibrido, strategie che miglioreranno drasticamente le tue prestazioni e efficacia e quelle del tuo team.

In questa guida troverai:

• Inquadramento del “lavoro ibrido”: di cosa stiamo parlando esattamente?
• Competenze di base per la gestione del tempo
• Strategie per la gestione del tempo per team in setup ibridi (90% del lavoro)
• Strategie per la gestione del tempo per manager in setup ibridi
• Altri consigli sulla gestione del tempo in setup ibridi

Inquadramento del “lavoro ibrido”: di cosa stiamo parlando esattamente?

La gestione del tempo in presenza è relativamente facile, ma diventa più complicata non appena si inserisce un “ibrido”.

Parliamone brevemente, perché le cose cambiano a seconda del tipo di “lavoro ibrido” di cui si parla.

Quando si parla di “ibrido” si intende:

• Un team in cui alcune persone lavorano sempre in ufficio e altre lavorano a distanza?
• Un team con giorni fissi per essere in ufficio o a casa?
• Un team che è completamente flessibile e auto-organizzato?

Si tratta di tre tipi diversi di lavoro ibrido, e le capacità di gestione del tempo di cui hai bisogno cambiano a seconda di quello in cui ti ritrovi.

Per semplificare le cose, ci concentreremo solo sul terzo: una setup di lavoro ibrido completamente flessibile.

Perché?

Perché è il più difficile dal punto di vista organizzativo, e se impari a gestire il tuo tempo in questo setup, gli altri verranno in automatico.

Competenze di base per la gestione del tempo

Una migliore gestione del tempo, ibrida o meno, si basa su due premesse fondamentali

• Sapere qual è la tua priorità professionale
• Sapere dove hai investito il tuo tempo.

Potrebbe sembrare semplicistico, ma ti assicuro che non lo è affatto.

Ogni volta che conduco questo workshop nelle organizzazioni e arrivo a questi punti, puntualmente vedo persone che hanno una folgorazione:

“Non so cosa ho fatto nelle ultime due settimane, ho perso di vista il mio compito più importante e non ho idea di quanto tempo ci ho investito”.

A questo segue il panico, in varia misura.

Se anche tu ti ci ritrovi, niente panico: nei prossimi due paragrafi esamineremo entrambi i punti.

Qual è la tua priorità professionale?

La prima cosa da fare è identificare inequivocabilmente la tua priorità professionale. Si tratta di un lavoro impegnativo, ma ne vale la pena.

Ecco come fare:

• Primo: fai un elenco di tutti i tuoi compiti più importanti, quelli che devi assolutamente fare ogni settimana, per intenderci. Punta ad averne non più di 15.
• Secondo: cancellane metà.
• Terzo: riducili a tre.
• Quarto: chiediti: “Di queste tre attività, quale sceglierei di fare se all’improvviso potessi lavorare solo 2 ore a settimana?”.

Quella che rimane è la tua priorità professionale.

La tua priorità professionale è l’attività che sceglieresti di fare se avessi solo 2 ore a settimana per lavorare.

E no, non possono essere due o più. Scegline una e tienitela.

Occhio

Se per qualche motivo il lavoro che ti ho descritto finora sembra noioso e non ti va di farlo… fermati.

E poi fallo comunque.

Identificare la tua priorità professionale è molto, molto più di un esperimento, è una componente chiave di tutte le strategie ibride di gestione del tempo.

Non ha senso iniziare a pianificare la settimana se non si ha idea di quale sia la priorità principale.

Dove va il tuo tempo?

Non saltare questa sezione

Il tempo è la risorsa più preziosa che hai: una risorsa essenziale e non rinnovabile.

Se questo è vero, allora è anche vero che devi avere un modo per tenerne traccia.

Ecco cosa devi fare:

• Scarica questo foglio Excel e aprilo
• Apri il calendario
• Calendario alla mano compila il foglio di calcolo indicando le attività che hai svolto in ciascun blocco di 30 minuti nelle ultime due settimane. Non dimenticarti di creare le categorie adatte nell’ultimo tab.
• Se non hai idea di cosa hai fatto in un blocco, scrivi “-” o “N/A” o “Niente”.

Una volta terminato avrai una ripartizione delle attività in cui hai investito del tempo nelle ultime due settiwmane. Ora è il momento di mettere tutto insieme.

Gestione del tempo in ibrido: il punto di partenza

A questo punto dovreste avere

• Una chiara indicazione della tua priorità professionale
• Una ripartizione della destinazione del vostro tempo

Confrontali.

Se sei come il 95% delle persone con cui lavoro, ti capiterà una di queste due cose o entrambe:

Sei scioccato da quanto tempo risulta sprecato e da quanto poco tempo hai dedicato alla tua priorità professionale.

Non puoi sprecare tutto questo tempo – nel resto dell’articolo vedremo come evitarlo.

Strategie per la gestione del tempo per team in setup ibridi (90% del lavoro)

Ora che hai la tua priorità e un’idea di come gestisci il tuo tempo, cominciamo a fare sul serio

Il 90% della gestione del tempo in setup ibridi si riduce alle competenze individuali.

Quindi, se sei un manager, il tuo compito è di condividere queste competenze con i membri del tuo team e di sostenerli nella loro applicazione per consentir loro di pianificare meglio il proprio tempo.

Se invece sei un membro di un team ibrido, il tuo compito è di studiare e mettere in pratica queste competenze.

E se invece lavori nelle risorse umane e ti stai scornando lottando contro le scarse capacità di gestione dell’organizzazione intera, il tuo compito è quello di raccogliere e poi diffondere queste competenze in tutta l’organizzazione e aiutare le persone ad applicarle. Resta inteso che se vuoi fare più velocemente poi e hai bisogno di un occhio esperto puoi parlare direttamente con me.

Pianificare il calendario: cosa programmare prima

Quando inizi a pianificare le tue attività per la settimana successiva, è probabile che ti trovi davanti a un calendario praticamente vuoto.

Quindi, cosa inserire per primo?

Alcuni sostengono che si dovrebbe programmare l’attività che si vuole fare di meno – la chiamano il grande e brutto rospo – in modo che, una volta eliminata rapidamente, ci si possa concentrare sul resto. Personalmente non ci credo: le capacità di gestione del tempo, per un setup ibrido o meno, si basano sulla capacità di portare a termine i compiti in modo efficace – anche quelli che non ci piacciono. Se non ci riesci, fai un passo indietro e ritenta.

Altri sostengono invece che si dovrebbe invece mettere al primo posto i propri impegni personali perchè hanno la priorità su tutto. È una cosa che condivido – lo faccio spesso anch’io – ma capisco anche che non tutti vogliono mischiare la sfera personale e quella professionale.

Altri ancora sostengono che si dovrebbero prevedere due o tre fasce orarie di 30 minuti in cui si risponde alle e-mail: e credo che questa sia la strategia di gestione del tempo più efficace che si possa attuare!

La prima cosa da fare per una gestione del tempo efficace è bloccare due slot di 30 minuti per concentrarsi sulle e-mail.

Perché è così importante?

Perché non puoi concentrarti efficacemente su due cose contemporaneamente – e se cerchi di concentrarti su qualsiasi cosa ma vieni bombardato in continuazione da notifiche e suoni, non riuscirai mai a mantenere la concentrazione e a lavorare come vorresti.

Per evitarlo, disattiva tutte le notifiche nel corso della giornata e occupati delle e-mail solo negli orari prestabiliti: sii severo e ti assicuro che questa tecnica ti lascerà a bocca aperta.

A questo punto magari ti starai chiedendo: e se è urgente? Non ci saranno problemi se non rispondo subito?

No, e vuoi sapere perché?

Se una cosa è urgente, le persone ti chiameranno; se non lo fanno, possono tranquillamente aspettare un paio d’ore.

Provaci, ne resterai sorpreso.

Programmare le attività in una prospettiva ibrida

A questo punto la maggior parte della settimana non è ancora stata pianificata, tranne che per i due spazi giornalieri dedicati alle e-mail.

Prima di continuare, blocca un’altra fascia di 30 minuti il venerdì nel tardo pomeriggio, già che ci sei. È il momento in cui pianificherai la settimana successiva.

Fatto? Perfetto.

Ora viene la parte difficile… È qui che entra in gioco l'”ibrido” nella gestione del tempo.

In una configurazione non ibrida inseriresti nel calendario alcuni blocchi di 2 ore nel corso della settimana per assicurarti di avere abbastanza tempo da dedicare alla tua priorità professionale.

In un setup ibrido, però, le cose sono diverse.

In ibrido, non si può pianificare solo in base alle priorità, ma è necessario valutare quanto sia difficile pianificare ogni attività in base a dove deve essere svolta e a chi è coinvolto.

In altre parole, la tua priorità si compone di compiti specifici.

A seconda di chi è coinvolto e di dove devono essere svolti, questi sono più o meno difficili da pianificare.

Il trucco, quindi, è pianificarli in quest’ordine:

• Primo: Attività da svolgere in ufficio assieme ad altri
• Secondo: Attività da svolgere in ufficio da soli
• Terzo: Attività da svolgere assieme ad altri anche da remoto
• Quarto: Attività da svolgere da soli anche da remoto

1 – Attività da svolgere in ufficio assieme ad altri

Ci sono cose che devono essere fatte insieme in uno spazio fisico (molto probabilmente l’ufficio). Se il setup è ibrido ciò significa che tutti devono concordare l’ora e il giorno in cui incontrarsi.

Ad esempio, il brainstorming, i one-to-one e le riunioni di team possono essere gestite meglio quando tutti sono fisicamente presenti.

Ovviamente è difficile che tutti siano d’accordo, ma può essere più facile se ognuno pianifica queste cose per prime, a calendario praticamente libero: inizia quindi a concordare con gli altri membri del team alcuni orari in cui dovete essere in ufficio insieme, e solo allora vai avanti.

2 – Attività da svolgere in ufficio da soli

A questo punto sai che dovrai incontrare gli altri in ufficio in un paio di giorni: nel nostro esempio, martedì e giovedì sai già che sarai in ufficio.

Dato che sai già che dovrai andare in ufficio, c’è un modo per rendere utile il viaggio e raggruppare altre attività per le quali la tua presenza in ufficio è fondamentale? Forse hai bisogno di accedere ad alcuni documenti o di lavorare con un sistema specifico che è disponibile solo in ufficio.

3 – Attività da svolgere assieme ad altri anche da remoto

A questo punto hai ottimizzato la vostra presenza in ufficio e puoi iniziare a pianificare altre attività che non dipendono dal luogo.

Come al solito, inizia da quelle più difficili da pianificare, cioè quelle che devi coordinare con altri: ad esempio, riunioni a distanza come il check-in settimanale con il team.

Ora, magari sarai sorpreso di vedere che ho aggiunto anche attività indipendenti dalla sede nei giorni in cui sei in ufficio… Il fatto è che se hai già inserito tutte quelle per cui la tua presenza in ufficio è richiesta e ti ritrovi con uno spazio libero il martedì alle 14:00 per un colloquio a distanza, puoi farlo tranquillamente anche dall’ufficio.

4 – Attività da svolgere da soli anche da remoto

Per ultime, pianifica tutte le attività che devi svolgere da solo e su cui puoi lavorare anche da remoto: sono di gran lunga le più facili da pianificare, quindi ha senso inserirle in calendario per ultime.

Ultimi consigli sulla gestione del tempo in ibrido

A questo punto dovresti essere soddisfatto:

Non solo hai pianificato in base alle vostre priorità, ma hai anche ottimizzato la tua presenza in ufficio.

Questa, francamente, è la cosa più importante. Ripeti questa sequenza ogni settimana, e caschi il mondo pianifica di conseguenza.

Unica accortezza: ricordati di lasciar sempre un po’ di tempo libero tra uno slot e l’altro per tener conto degli imprevisti o di persone che hanno bisogno di contattarti.

L’unico aspetto che dobbiamo ancora esaminare è cosa fare come manager per consentire al team di pianificare la propria settimana nel modo più efficiente possibile; l’importanza della gestione del tempo nei team ibridi è talmente elevata che un manager deve tenerla sotto controllo.

Ecco cosa vedremo nella prossima sezione.

Strategie di gestione del tempo per manager in setup ibridi

Parte del tuo lavoro di manager di un team ibrido consiste nell’aiutarli a gestire meglio il loro tempo. Puoi farlo solo se

• hai studiato le strategie di gestione del tempo per il lavoro ibrido e le utilizzi regolarmente;
• hai trasmesso queste competenze e strategie al tuo team o hai assunto persone che già le possiedono.

Una volta chiarito questo aspetto, il tuo ruolo di manager consiste nell’implementare alcune azioni per facilitare il processo di pianificazione di ciascun membro del team, cioè:

1. Lavorare per tappe e obiettivi
2. Stabilire punti di ancoraggio
3. Trasmettere una cultura del rispetto per il tempo degli altri.

Lavorare per tappe e obiettivi

Questo va oltre la gestione ibrida del tempo, è un aspetto fondamentale per essere un leader moderno.

L’ho già detto: il ruolo dei manager sta cambiando. Non si tratta più di stabilire compiti e processi per ogni membro del team, ma di aiutarli nel loro processo di crescita professionale. Lo si vede nel feedback che dai, da come riesci a guadagnarti la fiducia del team e da come fissi gli obiettivi.

Ora, come si collega il tutto alla gestione del tempo? Semplice: se stabilisci una scadenza e un processo completo togli alla persona la possibilità di imparare. Se invece stabilisci una scadenza finale e lasci il resto alla persona, questa ha più possibilità di auto-organizzarsi e di imparare a gestire le priorità in modo efficace nella pratica.

Stabilire punti di ancoraggio

Un punto di ancoraggio è un evento fisso che le persone sanno che avrà luogo in una data e in un’ora specifiche.

Ad esempio:

• Una riunione settimanale del team
• uno one-to-one
• Giornate senza riunioni.

Tre esempi diversi che però funzionano esattamente allo stesso modo.

Pensaci: quanto sarebbe più facile per una persona se, ad esempio, sapesse che il mercoledì non sono consentite riunioni e che il giovedì ha il suo one-to-one con te?

Vorrebbe dire che il giovedì sa già che deve essere in ufficio, e questo semplifica la pianificazione.

Ecco un passo in più che potresti fare: perché non pianificare tutti gli incontri 1:1 in un solo giorno? In questo modo tutti sanno di dover essere in ufficio quel giorno, e possono pianificare riunioni in presenza di conseguenza – semplificando l’intero processo.

Trasmettere una cultura di rispetto per il tempo degli altri

Ti è mai capitato di lavorare in un posto dove le riunioni si protraevano continuamente e iniziavano sempre in ritardo?

Se sì, probabilmente sai quanto possano essere uno spreco di tempo prezioso.

Parte del tuo lavoro consiste nel rendere questo tipo di comportamento un tabù.

Insegna al tuo team come tenere riunioni efficaci, sottolinea che il tempo è la risorsa più preziosa che ognuno ha, insegna loro che sprecarlo è irrispettoso e non permettere loro di farlo.

Una volta che le persone capiscono quanto sia prezioso il tempo (di tutti e per tutti), ci si può aspettare automaticamente una maggiore consapevolezza e, da lì, una migliore capacità di gestione del tempo in ibrido è un passo molto più piccolo.

Altri consigli per la gestione del tempo in setup ibridi

Ogni volta che si ha a che fare con un luogo di lavoro ibrido, ci sono alcuni aspetti da tenere d’occhio:

• Ciclo giornaliero ed efficacia: ognuno è più o meno efficace in momenti diversi della giornata (si pensi al dopo pranzo). Se lavori con un team ibrido con fusi orari diversi, è un aspetto da tenere in considerazione.
• Programmazione tra i fusi orari: in relazione a quanto detto sopra, che ne dici di decidere alcune ore durante il giorno in cui tutti i membri del team devono essere connessi? So che Atlassian lo fa, potrebbe funzionare anche nella tua organizzazione?
• Fallimento: tutto quanto sopra è fondamentale, ma come ogni cosa nuova, sappi che fallirà, in tutto o in parte. Verifica cosa funziona e cosa no, adatta il tutto e continua: solo così troverai cosa funziona davvero.